Don’t Flame!

In der Email Sprache bedeutet flame eine aufrührerische Bemerkung oder Nachricht. Mitteilungen, die gefühllose Worte enthalten, zu verschicken oder hitzige negative Antworten nennt man flaming. Emotionen und Gefühlszustände können in Email-Kommunikation aufflammen, so schnell wie eine Kerze entzündet. Ist man mit der Meinung eines anderen nicht einverstanden, feuert man eine schnelle Erwiderung zurück. Die Person am anderen Ende nimmt eine Abwehrhaltung ein und schickt eine böse Nachricht zurück. Das Resultat ist ein flame war oder flamefest, zwei oder mehrere Leute feuern wütende Nachrichten hin und her, vergleichbar mit einer Online-Essenschlacht. Flaming ist in öffentlichen Foren mehr in Verwendung, wie etwa Newsgroups im Internet, in denen Nachrichten zum Objekt von geringfügiger Verantwortlichkeit werden. Hier nun Richtlinien, die helfen sollen flaming unter Kontrolle zu halten.

• Bevor du eine Email abschickst, frage dich, ob du das Geschriebene einer Person ins Gesicht sagen würdest.
• Warte eine Zeit bis du eine Möglichkeit hast dich zu beruhigen, bevor du auf eine beleidigende Nachricht antwortest. Wie das Einwerfen eines Briefes in den Briefkasten, bist du nach dem Senden der Email-Nachricht an deine Aussagen gebunden.
• Lies deine Mitteilung zweimal bevor du sie schickst und überprüfe sie um sicherzugehen, dass du nichts geschrieben hast, das vielleicht falsch interpretiert werden könnte.
• Verwende keine missbräuchliche oder unanständige Sprache in Email.
• Nimm nicht an, dass jede unverschämte Nachricht eine flame ist. Flaming ist nicht immer ein Kampf-Match. Wenn du denkst, dass eine Nachricht total unverschämt ist, könnte es ein Witz sein, der auf dich wartet, um die Pointe zu setzen.
• Vermeide flaming in öffentlichen Foren. Wenn du nicht einer Meinung bist, antworte dem Verfasser direkt. Andere schätzen dies oft nicht, oder wollen in deine Debatte einsteigen.
• Zeige dem Empfänger an, dass du bewusst Dampf ablässt, wenn du flamest, indem du deine Nachricht wie folgt aufbaust:

  Flame On
  message text
  Flame Off

Zugangsbemächtigung zu Emails von anderen Menschen ohne ihre genaue Erlaubnis ist ein Eingriff in deren Privatsphäre. Die Leichtigkeit, mit der dies erreicht werden kann, rechtfertigt es in keiner Weise. Hier sind zwei allgemein gefasste Regeln für das Respektieren der Email-Vertraulichkeit von anderen.

• Lies keine ausgedruckten Email-Nachrichten, die darauf warten vom Drucker geholt zu werden. Sie werden als vertrauliches Material eingestuft.
• Frage um Erlaubnis bevor du Email Nachrichten eines anderen weiterleitet, in sie etwas einfügt oder nur abschickt. Es kann Verlegenheit oder Vertrauensprobleme für den Autor der Nachricht bedeuten.

Wie wahrscheinlich ist es, dass dich Big Brother beobachtet? Der 1986 Electronic Communication Privacy Act (ECPA) verhindert das Abhören von Telefonen und Datenleitungen mit zwei Ausnahmen: gesetzlich-befugte Abteilungen und Arbeitgeber. Dieser Act sieht interne Email als Besitz der Firma, die für das Email-System bezahlt. Deswegen haben Firmen das Recht ihre eigenen Mailboxen zu durchsuchen. Ergebnisse eine Überprüfung im MacWorld Magazin (Juli 1993) sollten jegliches Gefühl von Privatsphäre, dass man vielleicht einmal über Email gehabt hat, verschwinden lassen. Von den Leuten, die sagten, dass sie ihre Angestellten elektronisch abhören, sagten 41 Prozent, dass sie die Mails inspiziert haben, und knapp zwei Drittel von den Überprüfenden behaupten, dass sie bevollmächtigt waren die elektronische Kommunikation zu überwachen.

Solltest du besorgt um die Privatsphäre deiner Email sein, finde heraus, ob die Firma, für die du arbeitest, eine Verfahrenmethode in Bezug auf die Post ihrer Angestellten hat. Bis das endgültige Urteil über die Privatsphäre von Email geklärt ist, ist die beste Verteidigung gegen irgendjemand, der deine Mails liest, darauf zu achten was du schreibst.

Wenn du deinen Computer unbeaufsichtigt lässt, vergewissere dich, dass dein Email-Programm von niemand anderen benutzt werden kann, solange du weg bist. Sollte eine unautorisierte Person zu deinem Email-Account Zugang erlangen, können viele schlimme Dinge geschehen, wie zum Beispiel deine Nachrichten werden gelesen, verändert oder sogar gelöscht. Dein Email-Zugang kann verwendet werden, um beleidigende Nachrichten zu verschicken, das Ergebnis davon kann verwüstlich sein. Viele Systeme erlauben es dir deinen Bildschirm zu sperren, um Fremde davon abzuhalten dein System zu benutzen. Bildschirmfreigabe erfordert ein Passwort. Einige Tipps um unauthorisierten Personen den Zugang zu verweigern.

• Gib nie deinen Username oder Passwort jemand anderem.
• Sei vorsichtig vor jenen, die per Telefon oder Email vorgeben ein Systemadministrator zu sein, und dein Passwort verlangen. Es könnte eine Falle sein um an privilegierte Informationen heranzukommen.

Es ist legal kurze Auszüge von einer urheberrechtgeschützten Arbeit zu produzieren und sie an andere weiterzuleiten, aber eine komplette Reproduktion von einer urheberrechtgeschützten Arbeit ist strikt und explizit durch das US-Law und Internationale Urheberschutzrecht von fair-use verboten. Fair-use ist ein absichtlich vieldeutiger Term. Eine lange Passage aus einem langen Buch zu zitieren kann akzeptierbar sein, aber ein Zitat derselben Länge von einem kurzen Schriftstück nicht. Hier nun Guidelines für das Benutzen von urheberrechtgeschütztem Material in Email-Nachrichten.

• Zitiere nicht mehr als ein paar angrenzende Paragraphen oder Strophen auf einmal. Vergewissere dich, dass die Zitate, auch wenn sie verteilt sind, nicht deine Nachricht überschatten.
• Beschreibe woher du deine Fakten beziehst, wenn du sie dazu benutzt, um dein Vorhaben zu unterstützen.
• Nimm nicht die Ideen eines anderen und benutze sie als deine eigenen. Du willst auch nicht, dass jemand deine Ideen als seine ausgibt.

Eine große Schicht in geschäftlicher und personeller Kommunikation ist die Erkenntnis über die Weise, wie die Sprache unsere Einstellung gegenüber der Gleichstellung der Geschlechter reflektiert. Sexistische männliche Pronomen und geschlechtsspezifische Titel sind in unserer Sprache wie Unkräuter verwurzelt. Um eine nichtsexistische Sprache in deiner Kommunikation zu erreichen, entwickle ein Empfinden über die Weise, wie traditionelles Wortverwenden das Geschlecht behandelt. Betrachte die Reaktion des Lesers auf die Sprache, die du benutzt. Die folgenden Punkte können dich vor dem Ausschließen oder Beleidigen eines Lesers beschützen.

• Benutze dieselbe Behandlung für männliche und weibliche Namen. Wenn du den Vor- und Nachnahmen eines Mannes benutzt, dann tu dies auch beim Namen einer Frau.
• Wenn du den Titel Mr. für Männer benutzt, dann benutze Ms. für Frauen. Der Familienstand einer Frau sollte nicht durch den Titel identifiziert werden können.

Beseitige männliche Pronomen!

In der Geschichte hat unsere Sprache männliche Pronomen verwendet, um beide Geschlechter anzusprechen. Aber in den letzten Jahrzehnten wurde es weitläufig angenommen, dass das Benutzen von ausschließlich männlichen Gegenstandswörtern und Pronomen oder das Verweisen auf Frauen in einer anderen Art und Weise als das Verweisen auf Männer eine sexistische Einstellung impliziert. Die englische Sprache bietet eine Vielfältigkeit von nutzbaren Alternativen an. Wie auch immer, keine einzelne Technik funktioniert in allen Situationen.

Vermeide geschlechterspezifische Titel!

Gewisse Jobtitel geben das Geschlecht der Person wieder z.B. Kellnerin oder Schauspielerin. Viele andere Titel, wie Journalist oder Autor, tun dies nicht. In den letzten Jahren wurden berufliche Titel immer mehr geschlechtsneutral. Men Working-Zeichen wurden ersetzt durch Road Work. Die folgende Tabelle zeigt Beispiele von geschlechtsspezifischen Jobtiteln und ihre nicht geschlechtsspezifischen Äquivalente.

Email kennt keine geographischen Grenzen. Eine Nachricht kann genau so leicht an ein Büro im selben Stock, wie an eins am anderen Ende der Welt geschickt werden. Während man mit Individuen anderer Kulturen kommuniziert, sollte man sich die kulturellen Unterschiede in Vorstellung und Normen immer vor Augen halten. Ein paar Tipps, die helfen sollen mehr empfindlich anderen Kulturen gegenüber zu sein.

• Benutze das metrische System, gefolgt vom äquivalenten englischen System.
• Informiere den Leser welches Format (für Datum, Zeiten, und Zahlen) oder System (finanziell) du benutzt. Amerikaner lesen das Datum 7/8/94 als 8. Juli 1994; Europäer als 7. August 1994. Japaner formatiere das Datum oft in Jahr/Monat/Tag Reihenfolge. Europäer benutzen eine 24 Stunden Uhr.
• Benutze einen generellen Term anstelle von eingetragenen Warenzeichen. "Irgendjemand hat mit einem Mountain Dew unsere Xerox-Maschine zerstört, deswegen schicke ich dir die Originaldatei" sollte richtig lauten "Jemand hat mit einem Getränk unsere Fotokopiermaschine zerstört, deswegen schicke ich dir die Originaldatei".
• Benutze eine definitive Referenz, wenn du dich auf eine geographische Region beziehst. Im folgenden Satz könnte jemand aus einem anderen Land unter "Ostküste" eine andere Bedeutung verstehen. "Die Versammlung der Anonymen Alkoholiker findet an der Ostküste statt, aber ich kann mich nicht an das Datum erinnern". Anstelle dieses Satzes schreibt man "Die Versammlung der Anonymen Alkoholiker findet in New York City statt, aber ich kann mich nicht an das Datum erinnern".
• Vermeide Humor und Sarkasmus - sie werden nur schwer von anderen Kulturen richtig aufgenommen.
• Sei dir bewusst, dass nicht jeder der dieselbe Sprache spricht, dieselbe Kultur besitzt. Zum Beispiel existieren kulturelle Unterschiede zwischen französischsprachigen Leuten in Kanada, der Schweiz und Frankreich, genauso wie zwischen englischsprechenden Menschen in den Vereinigten Staaten, England und Australien.

In der Welt der Emails ist es gebräuchlich, dass wenn man Nachrichten nur in Grossbuchstaben schreibt, dies als shouting zu empfinden. Nur Grossbuchstaben zu verwenden bedeutet, dass du nicht immer die Shift-Taste betätigen musst (du drückst einfach Caps Lock), aber was so leicht für dich erscheint wird zu einer Belastung für den Empfänger deiner Nachricht. Eine Nachricht in Grossbuchstaben ist zudem auch schwer zu lesen. Nur Grossbuchstaben sind schwerer zu lesen, weil die Leute Worte nicht nur durch ihre Buchstabengruppierung erkennen, sondern auch durch ihre Form. Wenn ein Wort nur aus Grossbuchstaben besteht, musst du es Buchstabe per Buchstabe lesen, anstatt unterbewusst die verschiedenen Buchstabengruppierungen zu erkennen.

"MORE THAN ANY TIME IN HISTORY MANKIND FACES A CROSSROAD. ONE PATH LEADS TO DESPAIR AND UTTER HOPELESSNESS, THE OTHER TO TOTAL EXTINCTION. LET US PRAY THAT WE HAVE THE WISDOM TO CHOOSE CORRECTLY." - WOODY ALLEN

Vermeide es nur Kleinbuchstaben zu verwenden!

Wie eine Nachricht, die nur aus Grossbuchstaben besteht, ist eine Nachricht, die nur aus Kleinbuchstaben besteht, für den Sender leichter zu schreiben, aber für den Empfänger schwieriger zu lesen. Es ist sehr viel leichter eine Mischung aus Gross- und Kleinbuchstaben zu lesen, als einen Text zu lesen, der nur aus Kleinbuchstaben besteht. Das Benutzen von nur Kleinbuchstaben ist störend für den Empfänger und kann dazu führen, dass die Nachricht falsch verstanden wird, oder überhaupt nicht gelesen.

"more than any time in history mankind faces a crossroad. one path leads to despair and utter hopelessness, the other to total extinction. let us pray that we have the wisdom to choose correctly." - woody allen

Wenn du deinen elektronischen Briefkasten oder Posteingang nicht regelmäßig überprüfst, sabotierst du damit in gewisser Weise die Vorteile, die Email gegenüber dem herkömmlichen Postsystem hat. Leute, die ihre Email nur einmal in der Woche lesen, bekämpfen somit den Sinn ein Email-System zu haben. Natürlich kann man es mit dem Überprüfen der Emails auch übertreiben. Ein paar Mal am Tag auf eine Nachricht zu antworten ist effizienter als auf eintreffende Post zu warten und danach zu antworten. Eine gute Routine ist Email am Vormittag, zur Mittagszeit und bevor man sich zu Bett legt zu überprüfen. Viele Email-Systeme benachrichtigen dich sofort mit einem Beep, falls neue Nachricht eingetroffen sind, daher brauchst du nicht ständig eine manuelle Überprüfung durchführen.

Wann soll man Email nicht verwenden?

Email ist bequem, spart Zeit und vermindert die Telefonrechnung, aber es ist kein perfekter Kommunikationsträger. Es opfert einige von den zwischenmenschlichen Aspekten von Kommunikation auf: Gesichtsausdruck, Körpersprache und Stimmbetonung. Bei Email existiert auch eine längere Kluft zwischen Antworten und Richtigstellungen als dies bei der Telefonkommunikation der Fall ist. Sollte die Nachricht sehr wichtig, umstritten, vertraulich oder leicht falsch zu interpretieren sein, sollte man zweimal darüber nachdenken, ob man wirklich Email dafür benutzt. Oftmals ist die Verwendung des Telefon oder eine Face-to-Face-Kommunikation hier empfehlenswerter.