Eine große Menge an Informationen erfordert Organisation und Verwaltung.
Wann und wie sollen alte Nachrichten gelöscht werden? Dieser Vorgang wird
purging genannt. Der Anwender hat heute noch selbst zu entscheiden wann
und wohin alte Nachrichten verschoben werden. Zukünftige Email-Software
wird diese Aufgaben automatisiert erledigen können.
Zukünftige Email-Software wird mächtigere Werkzeuge zur Suche und
Archivierung von großen Datenmengen bereitstellen. Beispielsweise wäre
es möglich Emails an mehrere Empfänger (z.B. bei Mailing-Listen) zentral
in einem Archiv zu speichern, auf das gemeinsam zugegriffen werden kann.
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