Die Email-Adresse setzt sich also aus Ihrem Anwendernamen und der Rechnerbezeichnung zusammen. Das Ganze wird verbunden durch das Zeichen @. Sind Sie z.B. nur mit Ihrem Vornamen als Anwender registriert und existiert nur ein Mail-Server in der Abteilung, so kann die Email-Adresse wie folgt auch etwas verkürzt aussehen: alfred@abteilung.firma.de

Existiert nur eine Mail-Server für die ganze Firma, so kann auch die Abteilungsbezeichnung noch weggelassen werden.

Am Beispiel der heute am weitesten verbreiteten Email Anwendersoftware "Eudora" sollen die wichtigsten Konfigurationseinstellungen gezeigt werden.

Am wichtigsten ist der Eintrag des POP-Account. Er muss nicht mit der Email-Adresse übereinstimmen. Hier sollte man sich wieder ganz genau an die Angaben des Providers oder Postfachbetreibers halten. Auch die Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten.

CompuServe-Benutzer erhalten anstelle eines Benutzernamens immer eine Nummer, die sich aus zwei Zahlengruppen zusammensetzt. Diese werden durch einen Punkt voneinander getrennt.

Rechts vom @ steht immer der volle Domain-Name des Mail-Servers, der bei Benutzung über den Domain-Name-Service in eine gültige IP-Adresse aufgelöst wird.

In dem Feld "Real name" trägt man seinen Namen ein, und in "Return address" eine gültige Email-Adresse, unter der man im Internet zu erreichen ist. Sie kann unterschiedlich vom POP Account sein. In einem weiteren Fenster kann man noch einen speziellen SMTP-Server angeben, der für das Versenden von Briefen benutzt werden soll. Beim PC setzt die Eudora-Software auf der Winsocket Schnittstelle auf und übernimmt daher alle weiteren Daten von der Netzwerksoftware. Deshalb steht einem schon nach diesen wenigen Einträgen der Email-Weg ins Internet offen.

Wichtig sind auch folgende Einstellungen für das Senden und Empfangen der Post:

Nutzer, die ständig im Datennetz arbeiten, können im Prinzip alle 30 Minuten oder auch noch öfters den Mail-Server nach einer neuen Mail befragen. Auch können sie fertige Post direkt absenden. Modem-Benutzer dagegen sollten diese Einstellungen nicht vornehmen, da die Telefonrechnung sonst explodiert. Hier empfiehlt es sich, die ankommende Post manuell bei Bedarf abzurufen.

Die zu sendende Post sollte vor dem Abruf vorbereitet und in eine Warteschlange eingereiht werden. Nach Empfang der Post wird dann die zu sendende Post aus der Warteschlange gesendet. Dies ist die effektivste Form der Leitungsauslastung.