Betrachtet man in oberer Abbildung zunächst das Versenden von formalen Emails, so fällt auf, dass von den Befragten 78% häufig an Kollegen schicken, 62% an Mitarbeiter, jedoch nur 28% an Vorgesetzte. Informelle Nachrichten werden zu 38% an Kollegen, zu 26% an Mitarbeiter und zu 12% an Vorgesetzte versendet. Die Nutzungsverteilung ist ein Indiz dafür, dass für den größten Teil der Befragten Kommunikation nur sehr beschränkt etwas mit dem Senden und Empfangen einer Botschaft zu tun hat. Jeder Entscheidung für eine bestimmte Botschaft an einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis geht einiges an strategischen Denken, Planen und Bewerten voraus. Ein großer Teil unserer Kommunikation ist darauf ausgelegt, etwas zu erreichen - und sei es einfach ein positiver Eindruck beim Kommunikationspartner, besonders bei Vorgesetzten.

Betrachtet man die obere Graphik etwas genauer, so zeigt sich auch hier, dass Email in die formalen Arbeitsprozesse noch kaum integriert ist, wie die Beispiele Angebotsabgabe und Auftragsverteilung zeigen. Gerade 12% geben über Email ein Angebot ab und nur 6% erteilen auch über Email einen Auftrag. Anders sieht es bei für die Terminplanung und die Einberufung von Besprechungen aus. Rund 72% nutzen Email als Organisationstool. Als Tool, um mit Partnern über Zeitzonen hinweg zu kommunizieren, nutzt rund ein Viertel Email häufig, etwas mehr als ein Fünftel tun dies eher selten.

Die obere Statistik verdeutlicht, dass das Informations- und Kommunikationsmedium Email im wesentlichen Organisations- und Informationstool und kein Kommunikationsmedium ist. Nur 6% der Befragten nutzen häufig die Möglichkeit zur Mitarbeiterkontrolle. Jedoch weit über die Hälfte nutzen Email dagegen oft für Projektorganisation, Suchen von Informationen über neue Entwicklungen und zum Einholen von Hintergrundinformationen.